Отдел комплектования РГАНТД: прошлое и настоящее

«Все ныне производящиеся дела и переписка правительственных учреждений остаются при них в течение срока, устанавливаемого для каждого ведомства особым положением. После указанного срока все оконченные дела передаются в Государственный архивный фонд».

(п. 4 Декрета СНК РСФСР «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР». 1 июня 1918 г.)

Когда мы говорим об архиве, каждый из нас вкладывает собственное понимание в это слово. Для рядового гражданина архив — это место, где хранятся документы, для исследователей, архивистов — это учреждение, просветительский центр, совокупность направлений работы с архивными документами, огромный мир знаний, находящийся в постоянном движении, использовании, преображении. Архив существует вне времени и одновременно испытывает на себе его постоянное влияние. Архив хранит документы по истории российской государственности, народно-хозяйственных достижений, отдельных человеческих судеб. Но как документы оказываются на архивных полках? Решение этого вопроса является предметом деятельности отдела комплектования федерального казенного учреждения «Российский государственный архив научно-технической документации» (далее — РГАНТД).

Отдел комплектования может по праву считаться одним из старейших структурных подразделений РГАНТД, чья история шла бок о бок с развитием нормативно-методического регулирования и практики отбора и передачи на постоянное хранение научно-технической документации, создававшейся и создающейся в научно-исследовательских, проектных, конструкторских, технологических и иных организациях, расположенных в г. Москве и Московской области. Отдел комплектования — это «первая линия обороны», мостик между фондообразователем и РГАНТД, в прямом смысле «чистилище» для архивных документов, прошедших упорядочение, экспертизу ценности, научное описание перед приемом на постоянное хранение в архив.

История отдела комплектования тесно переплетена с развитием научно-технической деятельности нашей страны в советский и постсоветский период, большими достижениями в ракетно-космической отрасли, успехами деятелей науки и техники. Сегодня отдел комплектования — это наследие структурных подразделений, функционировавших в период деятельности Центрального государственного архива научно-технической документации СССР (ЦГАНТД СССР) (с 1992 по 1995 год — Российский государственный научно-технический архив (РГНТА) в г. Самаре с филиалом в г. Москве) и Научно-исследовательского центра технической документации СССР (НИЦТД СССР) (с 1992 по 1995 год — Российский научно-исследовательский центр космической документации (РНИЦКД). Об истории и деятельности отдела комплектования также можно узнать в записи интервью с ветеранами и молодыми специалистами отдела, опубликованном 28 марта 2022 года.

ЦГАНТД СССР

В соответствии с Постановлением № 431 Совета Министров СССР от 21.05.1964 «О централизации хранения научно-технической документации и об организации широкого использования ее» был создан Центральный государственный архив научно-технической документации СССР (ЦГАНТД СССР). Данным постановлением Совету Министров РСФСР поручалось обеспечить строительство в 1965-1967 гг. в г. Куйбышеве (с 1991 года — г. Самара) комплекса зданий для ЦГАНТД СССР. Проектирование архива было осуществлено Центральным научно-исследовательским институтом экспериментального проектирования зрелищных зданий и спортивных сооружений им. Б.С. Мезенцева. На время строительства деятельность архива была развернута в г. Москве. В 1968 г. Москве были созданы 2 полноправных отдела ЦГАНТД СССР по комплектованию (бюджетный и хозрасчетный отделы), которые курировали научно-технические и проектно-конструкторские организации г. Москвы и Московской области. В г. Куйбышеве архив начал работать в ноябре 1976 г., когда был подписан акт о приемке в эксплуатацию 1-й очереди зданий нового архива. После начала функционирования в 1977 г. основного комплекса зданий в Куйбышеве отделы комплектования в Москве получили статус московских территориальных отделов ЦГАНТД СССР.

В 1987 г. московские территориальные отделы ЦГАНТД СССР были включены в состав ЦГА СССР (Особый архив). В 1991 г. на основании ряда нормативных актов (приказ № 6 ГАУ СССР от 06.02.1991 «О создании филиала ЦГАНТД СССР в г. Москве», решение № К-38/2626 Межведомственной комиссии при Моссовете по вопросам создания новых предприятий, организаций и учреждений от 29.03.91 и приказ № 19 ГАУ СССР «О предоставлении филиалу ЦГАНТД СССР в г. Москве права юридического лица») на базе указанных отделов был создан филиал ЦГАНТД в г. Москве.

Несмотря на то что комплектование было преобладающим направлением деятельности филиала, последний испытывал трудности в этой сфере, что было вызвано отсутствием архивохранилища секретной документации, связей с организациями, неразвитостью нормативно-правовой базы в сфере передачи научно-технической документации на хранение, нехваткой профессиональных кадров. Комплектование фондами оборонных организаций осуществлялось в хозрасчетном порядке. Затем архивные документы отправлялись в ЦГАНТД в г. Самару.

В июне 1991 года был образован Отдел спецфондов для работы с открытой и закрытой документацией организаций оборонных ведомств и закрытой документацией (1-мы отделами) открытых организаций-источников комплектования ЦГАНТД СССР в г. Москве и Московской области. До образования отдела работа с оборонными организациями не носила целенаправленного и планового характера.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 24.06.1992 № 430 ЦГАНТД СССР был преобразован в Российский государственный научно-технический архив (РГНТА) с филиалом в г. Москве.

НИЦТД (РНИЦКД)

Во исполнение Постановления ЦК КПСС и Совета Министров СССР от 30.04.1974 Приказом № 135а ГАУ СССР от 12.09.1974 на правах самостоятельного научно-исследовательского учреждения центрального подчинения Главному архивному управлению при Совете Министров СССР был создан Научно-исследовательский центр технической документации СССР (НИЦТД СССР). У Центра было два названия — открытое (НИЦТД СССР) и закрытое (ЦГХКД СССР — Центр государственного хранения космической документации СССР/ЦКД СССР — Центр космической документации).

Согласно Положению от 30.06.1977 создавался отдел комплектования и экспертизы ценности документов (научно-исследовательский отдел № 10), который занимался разработкой теоретических и прикладных вопросов экспертизы ценности и комплектования НИЦТД СССР научно-технической документацией, кинофотофонодокументацией, телеметрической документацией, видеофонограммами, документами, созданными средствами вычислительной техники (машиночитаемыми документами), документами из личных архивов ученых и специалистов космической отрасли, а также оказывал методическую помощь источникам комплектования. В составе отдела действовали сектор научно-технической документации, сектор кинофотодокументов, сектор фонодокументов и телеметрии.

Приказом № 47 НИЦТД СССР от 28.07.1989 последний был переименован в Научно-исследовательский центр космической документации СССР (НИЦКД СССР), что позволило оставить одно название, более четко определявшее профиль Центра. 24.08.1990 ГАУ СССР издал приказ № 27 о переименовании НИЦТД СССР в НИЦКД СССР на основании Постановления Совмина СССР от 21.03.1989, отменившего систему присвоения учреждениям и организациям 2 наименований (открытого и закрытого), и ходатайства НИЦТД СССР от 31.08.1989 № 2/427 о переименовании Центра.

24.06.1992 в рамках реорганизации сети государственных архивов Правительство РФ издает Постановление № 430, утвердившее Положение о Комитете по делам архивов при Правительстве РФ и сети федеральных государственных архивов и центров хранения документации, по которому НИЦКД СССР был преобразован в Российский научно-исследовательский центр космической документации (РНИЦКД).

Начиная с 1992 года отдел комплектования и экспертизы ценности документов (отдел № 10) и отдел инициативного документирования истории космонавтики объединялись в отдел научной экспертизы и комплектования, который делился на 3 сектора: 1) сектор комплектования документами организаций, 2) сектор личных архивов, 3) сектор инициативного документирования.

РГАНТД

Постановлением № 575 Правительства РФ от 09.06.1995 путем реорганизации Российского научно-исследовательского центра космической документации и Российского государственного научно-технического архива в г. Самаре с филиалом в г. Москве создавался Российский государственный архив научно-технической документации в г. Москве с филиалом в г. Самаре (с 2011 года — федеральное казенное учреждение «Российский государственный архив научно-технической документации» (РГАНТД), с 2016 года филиал РГАНТД в г. Самара был ликвидирован и на его базе было создано федеральное казенное учреждение «Российский государственный архив в г. Самаре» (РГА в г. Самаре) с передачей ему имущества и дел ликвидированного филиала)). Таким образом произошло объединение подразделений комплектования в рамках новообразованного РГАНТД.

С 1995 по 2013 год направление комплектования в РГАНТД было распределено между отделами, осуществлявшими взаимодействие с государственными учреждениями, гражданскими и оборонными организациями, деятелями науки и техники. Лишь в 2013 году была окончательно определена структура отдела комплектования. С 2013 года отдел комплектования состоит из следующих групп:

— группы по работе с учреждениями гражданских отраслей экономики;

— группы по работе с учреждениями оборонно-промышленного комплекса;

— группы личных фондов и инициативного документирования.

В настоящее время специалисты отдела комплектования взаимодействуют с 496 организациями-источниками комплектования РГАНТД различной отраслевой направленности: атомной энергетики, машиностроения, транспорта, сельского и лесного хозяйства, здравоохранения, легкой промышленности, радиопромышленности, ракетно-космической промышленности и т.д.

Первое и основное направление отдела комплектования — оказание методической и практической помощи работникам организаций (руководителям, техническим специалистам, архивистам) в подготовке к передаче на постоянное хранение в РГАНТД научно-технической, управленческой документации, документов по личному составу по истечению сроков их временного хранения, установленных Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также в случае ликвидации (банкротства) последних. Работу с организациями-источниками комплектования осуществляет группа по работе с учреждениями гражданских отраслей экономики и группа по работе с учреждениями оборонно-промышленного комплекса соответственно.

Помимо организаций источниками комплектования РГАНТД также выступают и физические лица, являющиеся деятелями науки и техники или владельцами документов личного происхождения, содержащих сведения о биографии и служебной деятельности выдающихся ученых нашей страны, которые впоследствии составляют основу личных фондов архива. В дополнение к этому специалисты отдела комплектования не только помогают отобрать документы для передачи на постоянное хранение в РГАНТД, но и сами создают документы посредством инициативного документирования, т.е. фотосъемки, аудиозаписи лиц и общественно-значимых мероприятий, имеющих отношение к истории науки и техники. Данное направление работы курируется группой личных фондов и инициативного документирования.

Взаимодействие специалистов отдела комплектования с организациями-источниками комплектования РГАНТД охватывает широкий круг вопросов и проблем: от нумерации листов документов (дел) до оформления договорных отношений в части, касающейся обеспечения дальнейшего сотрудничества в сфере архивного дела и делопроизводства или оказания возмездных услуг по упорядочению и экспертизе ценности документов. Работники организаций имеют возможность поделиться своим опытом и проблемами на публичных мероприятиях (семинарах, вебинарах, круглых столах) в РГАНТД, организуемых отделом комплектования в очном и онлайн-формате с 2018 года с целью популяризации архивного дела, налаживания рабочих контактов и оказания методической помощи последним.

Например, одним из самых насыщенных мероприятий стало проведение 20 ноября 2019 г. информационного-практического семинара в РГАНТД, разделенного на лекционную и практическую часть, в котором приняло участие 90 представителей организаций гражданских отраслей экономики и оборонно-промышленного комплекса.

Начиная с 2020 года в связи со сложной эпидемиологической обстановкой в России, вызванной ростом заболеваемости от COVID-19 и переводом работников организаций на дистанционный формат работы, отдел комплектования РГАНТД проводит онлайн-вебинары и публикует обучающие видео на официальном канале архива в YouTube (и в Rutube) по различным темам комплектования: применение перечней со сроками хранения документов, составление номенклатуры дел организации, паспортизация архива организации-источника комплектования, взаимодействие с РГАНТД организаций-источников комплектования (в том числе находящихся в стадии ликвидации) по вопросам упорядочения, экспертизы ценности и передачи на хранение архивных документов в РГАНТД и пр. На настоящий момент опубликованные видео на YouTube собрали 3789 просмотров и имеют высокую востребованность среди работников организаций.

Второе направление отдела комплектования — техническая обработка и научное описание архивных документов ликвидированных и действующих организаций с целью их передачи на постоянное хранение в упорядоченном состоянии в РГАНТД. Это направление масштабное и сложное как с организационной, так и методической точки зрения. Работа над документами — это всегда уникальный опыт, являющийся следствием той разнообразной практики документирования, которая исторически сложилась в России.

Специалисты отдела комплектования, занимаясь подготовкой к передаче архивных документов на постоянное хранение в РГАНТД, проводят экспертизу ценности документов в соответствии с общими и специальными критериями отечественного архивоведения, осуществляют физическую систематизацию, полистную проверку и нумерацию (перенумерацию) дел, прибегают к научной группировке дел при составлении архивных описей, учитывая различные факторы. В определенных случаях специалисты обращаются к действующим архивным правилам, нормативным актам смежных с архивным делом областей, методическим документам архивной отрасли, национальным стандартам, регламентирующим создание комплексов научно-технической документации. Ежегодно отдел комплектования передает на хранение в РГАНТД более 12 тыс. единиц хранения научно-технической, управленческой документации, документов по личному составу и документов личного происхождения, как от организаций-источников комплектования и физических лиц, так и собственными силами.

Третье направление отдела комплектования — обмен опытом и участие в научно-исследовательской работе. Отдел комплектования — это сплав старшего и молодого поколения архивистов, сохраняющих преемственность профессионального опыта в сфере архивного дела. Специалисты отдела комплектования постоянно работают с подразделениями РГАНТД по вопросам, касающимся направления комплектования, поддерживают взаимодействие с коллегами-архивистами из федерального казенного учреждения «Российский государственный архив г. Самара» и других государственных архивов, с научным коллективом Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (далее — ВНИИДАД), активно участвуют в общественной жизни архива, в организации практики для студентов архивоведческих и документоведческих направлений академической подготовки, в организации и работе совещательных органов РГАНТД: экспертно-проверочной комиссии, методической комиссии, комиссии по особо ценным документам. Последним крупным достижением стало участие специалистов отдела комплектования РГАНТД в подготовке совместно с ВНИИДАД действующего Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Росархива 28.12.2021 № 142, документа, который на сегодняшний определяет порядок создания и сроки хранения научно-технической документации в государственных учреждениях и научно-производственных предприятиях России.

Отдел комплектования РГАНТД — это оперативный отдел, находящийся на передовой линии борьбы за сохранность архивных документов, хранящий традиции предшествующих поколений архивистов, находящийся в постоянном профессиональном развитии, изучающий и внедряющий современные методы комплектования архивных документов.