Отдел комплектования: трудимся в дистанционном режиме

Режим самоизоляции не стал помехой для работы отдела комплектования, который наладил все необходимые процессы, обеспечивающие жизнедеятельность отдела. Организационно-методическая и практическая помощь организациям – источникам комплектования РГА в г. Самаре осуществляется в дистанционном режиме.

Кураторы контактируют со специалистами организаций – источников комплектования, ответственными за архив, по телефонной связи, электронной почте, с помощью мессенджеров WhatsApp, Viber, Telegram, Skype.

Сектор упорядочения документов в составе отдела комплектования также в дистанционном режиме занимается созданием научно-справочного аппарата к коллекции вырезок из газет и журналов по истории советского и зарубежного кинематографа. Коллекцию в течение многих лет собирала Лидия Николаевна Лазаревич и впоследствии передала Самарскому областному отделению Союза кинематографистов, который принял решение передать коллекцию РГА в г. Самаре.

Отдел обеспечения сохранности и государственного учета документов: фоторепортаж «В домашних условиях на рабочих местах»

Отдел ОСГУД продолжает активно трудиться над разработкой основного архивного справочника – Путеводителя. Так, сотрудниками ведется работа с библиографией, редактируются описательные статьи фондов. Готовятся обзоры документов, поступивших на постоянное хранение в архивохранилища РГА в г. Самаре в 1 квартале 2020 г., в частности подробный обзор фонда Р-50 ЦКБ «Вымпел».

Параллельно продолжается перевод картотеки в электронный вид.

Параллельно продолжается перевод картотеки в электронный вид.

Большое внимание уделяется повышению квалификации сотрудников: готовятся материалы для трех практических занятий, в том числе по подготовке описей и документов к переплету и реставрации.

В числе приоритетных задач – сбор и анализ материала к комиссии по обеспечению сохранности документов и контроля качества архивных работ проверки наличия и состояния особо ценных документов; подготовка доклада на дирекцию.

Отдел репрографии и консервации документов: работа в условиях самоизоляции

Сотрудники отдела репрографии и консервации документов проводят подготовку электронных образов к цифровому микрофильмированию. Оцифрованные образы документов, на которые создан электронный фонд пользования, готовят в программе графического редактора для дальнейшей работы по созданию фонда пользования на микрофишах на СОМ-системе.

Изучается актуальная литература и методические рекомендации по вопросу работы с угасающим текстом, действующие в архивной отрасли. Появилось время для подготовки материалов к занятиям по повышению квалификации сотрудников. Готовятся лекции и практикумы, которые будут проведены после отмены режима самоизоляции. В частности, рассматривается и прописывается алгоритм технологического процесса брошюровки архивных документов.

Серьезная работа проводится по подготовке и актуализации базы нормативно-методических материалов, регламентирующей технологические процессы, проводимые отделом: создание и хранение электронного фонда пользования; цифровое микрофильмирование с целью создания фонда пользования на микрофишах на СОМ-системе.

Организационно-методический отдел: документооборот без перебоев

Организационно-методический отдел регулирует архивные рабочие процессы, обеспечивающие взаимодействие между отделами.

Подводится промежуточная отчетность по итогам деятельности всех отделов за первый квартал, собираются сведения о выполнении показателей за первый месяц работы в дистанционном режиме. И судя по отчетам за первые недели дистанционной работы, процессы отлаживаются быстро и продуктивно.

Удаленная работа канцелярии архива обеспечивает весь делопроизводственный цикл, бесперебойный документооборот, в частности поддержание дистанционной связи по исполнению запросов и писем руководящих органов.

Кадровая служба оперативно решает важнейшие вопросы, связанные с кадровым делопроизводством, в том числе следит за соблюдением графика отпусков, оформляя и рассылая уведомления.

Активно ведется работа над созданием архива по закупочной деятельности.

Направление использования в режиме «горячей удаленки»

Когда началась самоизоляция, никто и подумать не мог, насколько долго она продлится. Однако эта оторванность от родного рабочего места не стала помехой для налаживания рабочего процесса в системе «дом – коллеги – архив».

Направление использования, вооружившись гигабайтами документов на жестких дисках и флешках, традиционным НСА, архивными изданиями, приступило к выполнению своих задач. Мессенджеры, электронка, созвоны – по сути, не такая уж и новая реальность, однако помноженная в несколько раз. Мозг и компьютеры работают в режиме десятка открытых вкладок, иногда тормозят, но в итоге справляются после перезагрузки.

Использование документов и их популяризация перешли в цифровое пространство.

Отдел научно-справочного аппарата продолжил работу по редактированию электронной БД «Выдающиеся деятели науки и техники». Вычитка биографий ученых и изобретателей, сверка с электронными и бумажными справочниками, поиск новых данных, уточнение регалий, званий, наград, а также перевод традиционных перечней в электронный вид.

Параллельно – отбор персоналий для нового перечня архивных документов к 75-летию Победы «Люди науки. Приближая Победу» и создание заметок под хештегом ПриближаяПобеду для соцсетей. Итог – новый перечень размещен на сайте нашего архива, группы Вконтакте и Инстаграме пополняются интересными материалами.

Отдел использования и публикации документов популяризирует интереснейшие документы к памятным датам. Так, к 150-летию со дня рождения В.И. Ленина подготовлена публикация «Дом-музей В.И. Ленина в г. Ульяновске: проблемы сохранности исторического памятника». В архивной группе Вконтакте запущен проект #НаЗащитеОтечества: с 9 апреля по 9 мая, ежедневно, публикуются фотодокументы из фондов РГА в г. Самаре о знаменитых разработках оружия и боевой техники, связанных с периодом Великой Отечественной войны.

Ведется работа по верстке архивных изданий – научно-методической литературы, сборника докладов к предстоящему форуму. Сотрудники проводят сеансы видеоконференций для решения вопросов функционирования отдела.

Отдел научно-информационной и выставочной работы активизирует работу группы РГА в г. Самаре в соцсетях, создавая информационные материалы для рубрики #Архиважно, курируя проект #ЧитаемДокументыоВойне, напоминая нашим подписчикам о знаменательных датах, что очень кстати в режиме #ДомаЛучше.

Продолжается работа по созданию выставки «Великая Победа! История Подвига в документах». Специалисты макетируют стенды, обмениваются сканами документов, редактируют заголовки, параллельно создают виртуальные миниэкскурсии по разделам выставки.

Дистанционно ведется работа с заявителями по исполнению социально-правовых запросов. На данном этапе выявляются непрофильные, подготавливаются информационные письма-рекомендации.

Архивисты продолжают работу по исполнению тематических запросов. Сетевые электронные ресурсы – Центральный фондовый каталог, Путеводитель, позволяют давать первичные ответы на запросы заявителей. Параллельно готовится научно-методическое издание по регламентации процесса копирования архивных документов пользователями.

Конечно, для всех перевод в формат дистанционной работы в сжатые сроки стал испытанием – прежде всего, на мобильность, психологическую пластичность и… чувство юмора. Именно оно помогает преодолевать трудности и восстанавливаться после тяжелого рабочего дня. Ведь наладить работу дома в условиях соблюдения интересов всех членов семьи – весьма непростая задача.

А еще дистанционная работа показала, насколько сильны наши корпоративные связи. Так что солидарность оказывается очень важной составляющей в любой деятельности.

С праздником солидарности всех трудящихся, с Первомаем!