«Об основных итогах работы филиала РГАНТД за 2013 год и задачах коллектива на 2014 год»

Общее собрание коллектива филиала РГАНТД, рассмотрев основные итоги работы филиала РГАНТД в 2013 году и задачи на 2014 год отмечает, что работа филиала в 2013 году осуществлялась по всем направлениям деятельности. Все основные показатели, взятые архивом на 2013 год в соответствии с Планом филиала РГАНТД на 2013 год и Планом мероприятий по повышению эффективности деятельности  филиала ФКУ «Российский государственный архив научно-технической документации»  на 2013-2018гг., выполнены или перевыполнены.

В 2013 году одним из приоритетных направлений архива являлось обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации.

В течение 2013 года за счет федерального бюджета:

- завершено утепление стен дворового фасада административного здания филиала;

-  завершена замена металлических оконных рам на пластиковые  в административном здании филиала;

  В целях усиления антитеррористической защищенности, пожарной безопасности и устойчивого функционирования систем жизнеобеспечения    филиалом были выполнены  работы:

- прочистка вентиляционных каналов и воздуховодов систем вентиляции филиала РГАНТД;

- эксплуатационные испытания наружных  и внутренних пожарных лестниц здания филиала (Протокол испытаний от 09.12.2013);

- восстановление датчиков охранной сигнализации на металлических дверях каб. №№ 22, 25 административного корпуса;

- установка 1 металлической двери каб. № 22 административного корпуса филиала;

- замена 1 видеокамеры уличной «день-ночь»;

- установка и монтаж автоматического шлагбаума на посту охраны №2;

- замена редуктора автоматических ворот на посту охраны № 2;

- продолжался текущий ремонт зданий филиала;

- приобретена система громкого оповещения и управления эвакуацией людей в зданиях филиала.

Обеспечивалось функционирование в надлежащем состоянии систем и средств пожаротушения – систем объемного газового пожаротушения в архивохранилищах, дымоудаления, пожарной сигнализации и первичных средств пожаротушения.

В 2013 году в филиале проводился весь комплекс работ по обеспечению сохранности документов, находящихся на постоянном хранении –  898 фондов объемом 2233785 ед.хр., в том числе 2226744 ед.хр. на бумажном носителе за период 1855-2013 гг.: реставрация, переплет, картонирование документов, создание страхового фонда и фонда пользования на особо ценные документы, проведена цикличная проверка наличия и состояния дел и документов 46 фондов, общим объемом 69304 ед.хр., в т.ч. полистная проверка 33568 ед.хр. (879464 листа), включая 3 ед.хр. уникальных дел, 22 ед.хр. сейфового хранения.

Документы РГАЭ, находившиеся на временном хранении в филиале РГАНТД, переданы в архивохранилище РГАЭ (сельское поселение Вороновское, Подольский район, Московская обл.) в объеме 257198 ед.хр.

В 2013 году филиал продолжил работу по созданию БД
«Архивный фонд». На 01.01.2014 г. в нее введено 882 фонда, 3147 описей, что составляет 100% от фондов, числящихся в архиве на открытом хранении.

Филиал продолжил внедрение пятой версии
программного комплекса «Архивный фонд».

В 2013 году деятельность филиала РГАНТД в области комплектования была направлена на выполнение работ по отбору и приему на постоянное хранение научно-технической документации; организации упорядочения и приема  документов ликвидированных организаций, организаций-банкротов и негосударственных организаций, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации, оказание им организационно-методической и практической помощи в подготовке и передаче на постоянное хранение научно-технической и управленческой документации.

В 2013 году филиал значительно перевыполнил план приема документов на постоянное хранение. Принято 68719 ед.хр., в т.ч. 2164 ед. хр. УД; 66405 ед.хр. НТД (7179 ед.хр. ПКД, НИР;  59226 ед. хр. - патентная документация) от 41 организаций-источников комплектования; 118 ед.хр. от 6 держателей личных фондов; 32 ед.хр. – документы по личному составу.

Проведено упорядочение (описание) и включение в описи документов, находящихся в филиале на временном хранении в неупорядоченном состоянии,  для передачи их на постоянное хранение в филиал РГАНТД общим объемом – 24929 ед.хр., в том числе: НИР и ПКД –  2670 ед.хр., заявочные материалы на изобретения – 22259 ед.хр.

В целях оперативного и качественного осуществления поиска необходимой потребителю информации в архиве организована система НСА как на базе традиционного поиска, так и на базе современных средств вычислительной техники. В 2013 году филиал осуществлял ведение и пополнение функционирующих баз данных.

На 31.12.2013 года объем БД «Патентный каталог» – 929969 ед.хр. (1961,0 Мб);  БД «Каталог на открытия» – 10710 ед.хр. (657,85 Мб); БД «Научно-техническая документация» – 107787 ед. хр. (106 Мб).

В 2013 году в филиале проводилась работа по ведению и модернизации сайта филиала РГАНТД и информационной поддержке портала «Архивы России», обновлению контента  разделов сайта –  80 информационных материалов и 25 фоторепортажей.  В отчетном году на сайте размещена БД «Деятели авиации, космонавтики, ракетостроения». Осуществлено обновление размещенных ранее баз данных. Количество посещений web-сайта составило – 27273.

Филиалом в отчетном году изданы:

- Календарь знаменательных дат 2014 года         «Архитектурное достояние городов России»;

- 2 выпуска научного альманаха    «Телескоп», в том числе специальный выпуск с материалами Второго молодежного историко - архивного форума «Память о   прошлом», посвященного 95-летию ГАС РФ;

- Монография О.Н. Солдатовой «Изобретатели и изобретательская деятельность в развитии научно - технического прогресса промышленности советского государства (1917-1956)»;

- Буклеты выставок «Массовая мода советской эпохи» и «Хлеб – всему голова»;

-  Буклет «Филиал РГАНТД».

В целях информационного обеспечения мероприятий, связанных с юбилейными и памятными датами, широкого рекламирования филиала и его документов через средства массовой информации подготовлены и опубликованы в печатных СМИ - 8 статей и  5 информаций, 4 телерепортажа.

В 2013 году филиал в качестве головной организации подготовил и провел 4 выставки архивных документов:

- «Массовая мода советской эпохи» (по истории легкой промышленности);

- «Хлеб всему голова» (по истории хлебопекарной и перерабатывающей промышленности);

- «Женщины-изобретатели» (к Международному женскому дню);

- «Национальное  достояние Самарской области» (к совещанию главных хранителей фондов федеральных архивов и государственных архивов Приволжского федерального округа).

Кроме того, подготовлены 2 выездные выставки, 6 мини-выставок, принято участие в 2 выставках.

В 2013 году число посетителей выставок составило 13046 чел., число пользователей архивной информации - 22231 чел.

Организовано исполнение 165 тематических и 169 социально-правовых запросов.

В целях патриотического воспитания граждан России, обеспечения общественных потребностей необходимой ретроспективной информацией филиалом РГАНТД в 2013 году организовано и проведено:

-  30 встреч с общественностью, в т.ч.:

- встреча с директорами музеев самарских высших учебных заведений «Использование документов филиала РГАНТД в современных выставочных мероприятиях в вузах»;

- День открытых дверей;

- семинар-практикум для учителей школ г. Самары и Самарской области «Этико-правовые аспекты использования архивных и печатных  источников в научно-исследовательских работах учащихся»;

- презентации  первого тома тематического обзора  «Создание вооружения для РККА: 1920-1945 гг.», методического пособия для учителей  «Архив – школе» и  историко-документальной выставки «Хлеб – всему голова».

Специалисты филиала приняли участие в проведении:

- открытого урока в СОШ с. Пестравка Самарской области,  встречи с преподавателями и учениками СОШ с. Жигули Самарской области.

Организована работа «Школы начинающего исследователя». В рамках работы школы для студентов самарских вузов прочитаны лекции: «О правилах работы в читальном зале филиала РГАНТД  и использовании документов  архива», «О составе и содержание архивных фондов архива и  правилах работы читального зала», проведены практические  и семинарские занятия.

В цикле «Документальное наследие» прочитаны обзорные и тематические лекции о составе и содержании фондов архива. в т.ч. «Проектирование и строительство Куйбышевской ГЭС», «Военно-полевая кухня Великой Отечественной войны», «Решение топливной проблемы в Средне-Волжском крае в 1930-е гг.», «Освоение мелководий Сусканской долины», «Летчик-испытатель Ю.А. Гарнаев», «Легкая промышленность -  медицине».

В течение года проведены 43 обзорные и тематические экскурсии по архиву и историко-документальным выставкам.

Организованы и проведены 3 архивные практики для студентов Самарского государственного университета.

Филиал принял участие в подготовке и проведении Второго историко-архивного форума «Память о прошлом» и одноименных  VI  открытых юношеских  историко-архивных чтениях (в рамках реализации  ФЦП «Культура России (2012-2018 гг.)» на 2013 год).

Специалисты филиала выступали с докладами на научных конференциях различного уровня.

Все направления работы архива обеспечены электронно-вычислительной техникой, разработаны и действуют
автоматизированные информационно-поисковые системы, созданы базы данных.

Парк компьютеров и лицензионное программное обеспечение регулярно обновляется.

Однако наряду с достигнутыми результатами в 2013 году имеются нерешенные проблемы:

многолетняя эксплуатация здания архива и различного оборудования обуславливает необходимость продолжения ремонтных работ в целях обеспечения сохранности документов, усиления защищенности и технической укрепленности здания архива, повышения их пожарной безопасности, в т.ч. особо важными и требующими решения в ближайшие годы:

- замена витража фасада высотной части здания архива;

- реконструкция системы вентиляции  и кондиционирования воздуха в архивохранилищах;

- замена осветительно-розеточных и магистральных сетей в здании архивохранилищ и административном;

- реконструкция системы автоматического пожаротушения;

  в филиале находится большой объем неупорядоченных

документов, поступивших от ликвидированных организаций (100 тыс. ед.хр.), работа по упорядочению (описанию) документов выполняется силами сотрудников филиала;

требуется замена изношенного микрофильмирующего    оборудования (эксплуатируется с 1989 года) на комплекс современного микрофильмирующего оборудования на рулонной плёнке (на 31.12.2013 года подлежат микрофильмированию 29032 ед.хр. ОЦД., выявление ОЦД продолжается).

Общее собрание решило:

1. Принять отчет о выполнении Плана работы филиала РГАНТД за 2013 год к сведению;

2. Одобрить План работы филиала на 2014 год;

3. Руководителям структурных подразделений филиала обеспечить выполнение Плана работы филиала РГАНТД на 2014 год, реализацию всех намеченных мероприятий, особое внимание обратить на выполнение Плана мероприятий по повышению эффективности деятельности  филиала ФКУ «Российский государственный архив научно-технической документации»  на 2013-2018 гг.», обеспечить достижение целевых индикаторов на 31.12.2014 года до показателей:

- объема хранящихся в филиале документов –  2281,2 тыс. ед.хр.;

- количества пользователей архивной информацией –  22,6 тыс. чел.;

- количества посещений wеb-сайта –   25,2 тыс. посещений;

- в целях уменьшения количества неописанных дел, хранящихся в филиале, в 2014 году продолжить работу по упорядочению научно-технической документации, образовавшейся в деятельности ликвидированных государственных организаций и предприятий, для включения их в состав Архивного фонда Российской Федерации и передачи на постоянное хранение в филиал РГАНТД;

- активизировать работу по картонированию документов;

- подготовить и провести  выставки архивных документов «Искусство создания книги» и «Достижения отечественного изобретательства» (к 95-летию принятия Декрета «Об изобретениях»);

- принять участие в подготовке и проведении выставки к 50-летию выхода Постановления СМ СССР «О централизации хранения научно-технической документации и об организации широкого использования ее» (совместно с РГАНТД);

 - подготовить и разместить на сайте филиала РГАНТД две Интернет-выставки: «Навстречу Олимпиаде –  2014» и «Люди. Наука. Искусство» (в рамках проекта «Грани творчества»).

- подготовить к изданию и издать второй том тематического обзора и публикации документов из фондов филиала «Создание вооружения для РККА. 1920-1945 гг.», аннотированный перечень документов «Архитектура и градостроительство в СССР. XX век», дополнение к краткому справочнику о составе и содержании документов «Филиал РГАНТД. Новые поступления. 2012-2013 гг. Выпуск 15», календарь знаменательных дат 2015 года «В мире науки и техники» (при наличии денежных средств);

- оказать поддержку в подготовке и проведении историко-архивного форума «Память о прошлом-2014» в рамках ФЦП «Культура России (2012-2018гг.)»;

- продолжить внедрение общеотраслевого программного комплекса «Архивный фонд. Версия 5»;

- продолжить работы по модернизации сайта филиала РГАНТД, оснащению компьютерной техникой и лицензионным программным  обеспечением структурных подразделений филиала (за счет средств, выделяемых Росархивом в рамках ФЦП «Культура России (2012-2018гг.)»);

- провести реконструкцию витража здания архивохранилищ филиала.