Директор РГА в г. Самаре Давыдова И.Н., выступившая с докладом, отметила, что плановые задания и показатели эффективности работы архива выполнены. Основное внимание уделялось обеспечению сохранности документов Архивного фонда РФ, хранящихся в архивохранилищах РГА в г. Самаре. Завершена модернизация системы автоматического газового пожаротушения и пожарной сигнализации в помещениях архивохранилищ и книгохранилища в административном корпусе. Активно проводятся работы по физико-химической и технической обработке документов. Архив целенаправленно ведет работу по оцифровке документов и созданию фонда пользования на особо ценные документы Архивного фонда РФ.

В отчетном году архив продолжал комплектоваться документами научно-технических организаций из 53 регионов Российской Федерации и принял на постоянное хранение 42 157 ед. хр. В целях сокращения объемов неописанных документов проведена экспертиза ценности и упорядочены (включены в описи) 7 311 ед. хр. НТД и УД, поступивших в архив от ликвидированных организаций в неупорядоченном виде. Продолжалась работа по составлению списка организаций – источников комплектования архива из числа территориальных органов федеральных органов государственной власти, федеральных организаций и иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории Самарской области. В IV кв. 2019 г. следует представить на согласование ЦЭПК Росархива список организаций – источников комплектования РГА в г. Самаре. 

  В отчетном году в целях обеспечения общества необходимой ретроспективной информацией продолжалось ведение и пополнение функционирующих баз данных, автоматизированных информационно-поисковых систем. Продолжалась работа по переводу описей фондов РГА в г. Самаре в формат электронных баз данных. На 01.01.2019 в архиве оцифровано 42% описей. Необходимо продолжить оцифровку описей и выгрузку в программный комплекс «Архивный фонд Российской Федерации».

В отчетном году сотрудники архива принимали активное участие в подготовке и проведении мероприятий, посвященных 100-летию государственной архивной службы России. План мероприятий, насчитывающий 32 пункта, был полностью претворен в жизнь.

По вопросу предоставления информационных услуг и использованию архивных документов было проведено 153 информационных мероприятия в рамках 6 творческих проектов. Проведен VII историко-архивный форум «Память о прошлом-2017», получивший поддержку ФЦП «Культура России» (2012-2018 гг.)».

Проведено первое заседание Научного совета РГА в г. Самаре, созданного в отчетном году. В 2019 г. на очередном заседании Научного Совета РГА в г. Самаре предстоит рассмотреть Концепцию развития архива до 2023 г.

Давыдова И.Н. подробно рассказала о финансовом положении архива, поддержке архива в рамках ФЦП «Культура России», росте средней заработной платы по архиву по сравнению с 2017 г.

В 2018 году в рамках празднования 100-летия государственной архивной службы России многие сотрудники РГА в г. Самаре за заслуги в развитии архивного дела, достигнутые трудовые успехи и многолетнюю добросовестную работу, успешное выполнение плановых заданий награждены государственными, ведомственными, региональными наградами и поощрены денежными премиями.

В докладе были отмечены наиболее важные задачи, стоящие перед архивом в 2019 г. Это ремонт крыши здания архивохранилищ в целях повышения уровня безопасности архива, сохранности архивных фондов и в связи с многочисленными протечками; планомерное сокращение объемов неописанных документов, поставленных на государственный учет и др.

Выступившие в прениях руководители структурных подразделений подробно рассказали о достижениях и проблемах конкретных направлений деятельности архива и обозначили перспективы работы в 2019 г.

Начальник отдела ОСГУД Халилова О.Ю. говорила о трудностях работы архивохранилищ в связи с проводившейся модернизацией автоматического газового пожаротушения и пожарной сигнализации. Отметила, что сотрудники отдела выполняли свои прямые обязанности в непростых условиях проведения ремонтных работ, им приходилось постоянно контролировать нахождение посторонних людей в архивохранилищах, как в рабочее, так и вечернее время, в выходные и праздничные дни. Остановилась на вопросе картонирования документов с целью минимизации негативного воздействия на них. В последние три года эта работа активизирована. Большой объем картонирования (82 000 ед. хр.) запланирован и на 2019 г.

Начальник ОРКД Ломаско Е.И. рассказала о сложной работе реставраторов в отчетном году с документами архивной коллекции «Проекты легковых, грузовых, специальных автомобилей, разработанные Горьковским автомобильным заводом» (Ф.Р-183). Реставраторы провели тщательную и кропотливую работу, в результате которой документы сохранены для дальнейшего использования. Положительный импульс работе реставраторов придал конкурс профессионального мастерства, проводившийся с целью повышения профессионального уровня работников. Отметила, что участок переплета полностью оснащен современным оборудованием, которое значительно облегчает труд переплетчика. Рассказала о планомерной работе по цифровому микрофильмированию и оцифровке документов. Остановилась на эффективности внедренного в архиве опыта наставничества. Заметила, что успешная работа зависит не только от поставки и закупки различных расходных материалов, своевременной помощи инженерно-технической службы архива, поддерживающей производственный цикл в рабочем состоянии на протяжении всего года, но и создания комфортных условий для трудовой деятельности.

Начальники отделов комплектования Горбунова Е.В. и специальных фондов Телегина Н.И. говорили о проведенной работе по комплектованию архива документами. Несмотря на то, что видовой состав документов, передаваемых на постоянное хранение в 2018 г., отличался от состава документов прошлых лет за счет сокращения объема патентной документации, план приема документов на постоянное хранение успешно выполнен. Составлен и согласован ЭПК РГА в г. Самаре «Список территориальных органов федеральных органов государственной власти, федеральных организаций и иных государственных органов Российской Федерации», в который включено 70 организаций. В 2019 г. продолжится работа по уточнению списка источников комплектования научно-технической документацией и составлению единого списка организаций - источников комплектования РГА в г. Самаре. Проводилась большая работа по рассекречиванию документов, соблюдались особые требования при работе с секретными документами, экспертизе ценности и упорядочению документов ликвидированных организаций, поступивших в неупорядоченном виде. Руководители подразделений отметили, что, выполняя обязательства по обеспечению сохранности, упорядочению и приёму документов ликвидированных организаций, специалистам РГА в г. Самаре приходится работать в сложных условиях, тяжелым трудом спасая документы. В 2018 г. архив принял 980 000 папок документов АО «Сибирский энергетический научно-технический центр». Сотрудникам предстоит огромная работа по разбору, экспертизе ценности, упорядочению и передаче документов на постоянное хранение.

В сообщении начальника отдела НСА Козырь О.Ю. говорилось о совершенствовании и развитии системы научно-справочного аппарата в архиве; работе по подготовке основного архивного справочника – Путеводителя по фондам РГА в г. Самаре; задаче приведения к единообразию информации, занесенной в базы данных архива; нерешенности до настоящего времени проблемы загрузки данных оцифрованных в рамках государственных контрактов описей в ПК «Архивный фонд» (5 версия). Подчеркнула, что возможность создания автономной, не привязанной к ПК «АФ», базы данных оцифрованных описей и размещение её в сети Интернет могло бы значительно повысить количество обращений пользователей к автоматизированным архивным справочникам.

Начальник отдела НИВР Богданова Е.С. рассказала о выставках, проведенных в 2018 г. и планах выставочной деятельности на 2019 г. В читальном зале было обслужено 273 пользователя, которые сделали 840 посещений. Подготовлена V читательская конференция «Документы РГА в г. Самаре: взгляд самарских исследователей». Отметила, что современные пользователи информационных услуг предпочитают получать информацию дистанционно, в режиме онлайн, не тратя время на посещение учреждения или почтового отделения. В связи с этим, очень актуальна работа Росархива по запуску проекта «Единый электронный читальный зал федеральных архивов».

Начальник отдела ИПД Пашковская Г.С. остановилась на работе по изучению состава и содержания документов, находящихся в фондах архива. Сотрудниками отдела подготовлены 4 публикации документов и 5 статей о составе и содержании документов, а также принято очное и заочное участие с сообщениями в 5-ти научных и научно-практических конференциях международного, всероссийского и регионального уровней. Опробована и показала свою эффективность новая форма взаимодействия с учреждениями образования г. Самары – проведение открытых уроков и чтение научно-популярных лекций из цикла «Документальное наследие» непосредственно в образовательных учреждениях. В связи с изменением учета поступающих запросов в АИС «Запросы» количество социально-правовых запросов в 2018г. по сравнению с 2017 г. возросло более чем на 85%, поэтому значительно увеличен плановый показатель на 2019 г. В текущем году предстоит подготовить и провести VIII историко-архивный форум «Память о прошлом – 2019» и одноименные XII открытые юношеские историко-архивные чтения. Работа уже началась.

Начальник отдела информационных технологий Саликова Т.В. подробно рассказала о работе по внедрению информационно-коммуникационных технологий в деятельность архива в 2018 г. Особое внимание уделила модернизации официального сайта РГА в г. Самаре в соответствии с госконтрактом, заключенным с ООО ПИАЦ «Информ-С», в рамках ФЦП «Культура России (2012-2018 гг.)». Отметила, что в 2019 г. предстоит большая работа по адаптации модернизированного сайта архива и его продвижению в Интернет-пространстве; дальнейшая техническая поддержка работоспособности программно-аппаратных средств архива, сопровождение программных комплексов, информационно-поисковых систем и баз данных архива.

Заместитель директора Выборнова М.А. в своем выступлении остановилась на приоритетных задачах, стоящих перед архивом, по направлению обеспечения сохранности и государственного учета документов – активизации создания электронного фонда пользования на особо ценные, слабоконтрастные и наиболее используемые документы, в том числе на цифровом микрофильмирующем оборудовании; переход от пофондового выявления уникальных документов к проблемно-тематическому, дальнейшей компьютеризации архивохранилищ для ведения государственного учета документов в электронной форме и др.

Заместитель директора Солдатова О.Н. нацелила присутствующих на безусловное выполнение плановых показателей по использованию архивных документов, предложив в условиях недостаточности денежных средств основную часть работ по издательской и выставочной деятельности осуществлять в электронном формате и активнее расширять присутствие архива в Интернет-пространстве. В работе по патриотическому воспитанию граждан Российской Федерации основное внимание уделить подготовке празднования 75-летия Победы в Великой Отечественной войне. Предложила подготовить и создать архивную коллекцию «Бессмертный полк архива».

На собрании состоялось награждение сотрудников архива, достигших в 2018 г. высоких производственных показателей.

По результатам работы собрания было принято решение.