12 февраля 2020 г. в Российском государственном архиве в г. Самаре состоялось итоговое собрание трудового коллектива, посвященное итогам работы в 2019г. и задачам на ближайшую перспективу, в работе которого принял участие руководитель Федерального архивного агентства А.Н. Артизов. На собрании также присутствовали: Сафонов А.Г. – руководитель управления государственной архивной службы Самарской области; Репинецкий А.И. – проректор по научно-исследовательской работе СГСПУ, доктор исторических наук, профессор.

Руководители структурных подразделений архива представили свою оценку процессов, протекающих в РГА в г. Самаре, определили проблемы и сформулировали задачи на ближайшую перспективу. Так начальник отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов О.Ю. Халилова отметила, что в 2019 г. в архиве впервые выявление уникальных документов проводилось по тематике изучаемых фондов. Были просмотрены документы из фондов по судостроительной промышленности. В 2020 г. планируется просмотр документов из фондов, относящихся к электроэнергетике. В короткие сроки в рамках программы «Цифровая экономика» сотрудниками архива в 2019 г. к оцифровке был подготовлен фонд «Государственного научно-исследовательского института гражданской авиации (ГосНИИГА)» в количестве 850 897 листов. Данный вид работы архивом не был запланирован, но работа сделана в полном объеме, при выполнении всех основных плановых работ.

Начальник отдела комплектования Е.В. Горбунова в своем выступлении проинформировала собравшихся, что одним из важных событий в области комплектования в 2019 г. было завершение работы по составлению списка организаций-источников комплектования архива. В список включены научно-исследовательские, проектные, конструкторские, технологические организации 43 регионов России и территориальные органы федеральных органов государственной власти, федеральные организации и иные государственные органы Российской Федерации, расположенные на территории Самарской области. Список источников комплектования РГА в г. Самаре находится на рассмотрении ЦЭПК при Росархиве. В 2019 г. был организован и проведен семинар-совещание, посвященный методике работы по экспертизе ценности и упорядочению проектной документации. В двухдневном мероприятии приняли участие специалисты из 12 организаций 7 регионов Российской Федерации. Среди первоочередных задач, стоящих перед отделом комплектования на 2020 г., можно обозначить выполнение работ по сокращению объемов неописанных документов ликвидированных организаций, находящихся на временном хранении в РГА в г. Самаре.

Начальник отдела спецфондов Н.И. Телегина обозначила проблемы в работе по рассекречиванию документов на основании полномочий, делегированных организациями–фондообразователями или их правопреемниками и снятию грифа «Для служебного пользования» с документов. В 2020 г. планируется разработка «Памятки о порядке организации работ по снятию грифа «Для служебного пользования» с документов, подлежащих передаче и переданных на постоянное хранение», основой целью создания которой будет определение четкого порядка действий сотрудников архива при обнаружении документов с грифом «Для служебного пользования».

Начальник отдела репрографии и консервации документов Е.И. Ломаско отметила, что целевая работа по оцифровке фондов – важнейшая составная часть в решении проблемы не только обеспечения сохранности, но и организации использования документов, в том числе в режиме удаленного доступа. Крупный формат научно-технических документов, которые хранит архив, вызывает определенные трудности в процессе их оцифровки. Для выполнения задач по созданию единого архивно-информационного пространства и системы удаленного использования копий архивных документов и для активизации процесса оцифровки крупноформатных документов, учитывая предстоящие объемы работ на ближайшие годы, архиву необходимо приобретение дополнительного оборудования.

Начальник отдела изучения и публикации документов Г.С. Пашковская остановилась на вопросах оказания государственной услуги по исполнению социально-правовых запросов граждан, отметив, что эта работа является одним из важнейших социально-ориентированных направлений деятельности архива. Для ее дальнейшей оптимизации необходимо установление контактов с МФЦ и внедрение электронного документооборота по закрытым каналам связи с территориальными органами ПФР и МФЦ, что позволит существенно сократить время исполнения запросов и почтовые издержки.

Начальник отдела научно-справочного аппарата Н.Ю. Скрипкина   затронула вопрос создания и совершенствования автоматизированной системы электронных справочников архива. Одним из важнейших справочно-поисковых средств является БД оцифрованных описей. Архив оцифровал 957 описей, которые были проиндексированы и включены в БД на основе 5-й версии программного комплекса «Архивный фонд». Однако технические проблемы, возникающие при работе в этом ресурсе, не дают возможности в полной мере использовать этот вид справочника. Необходим программный комплекс, который смог бы интегрировать все имеющиеся электронные справочники в единую систему с возможностью осуществления общего поиска.

Начальник отдела научно-информационной и выставочной работы О.Ю. Козырь обратила внимание на новые формы работы с пользователями в информационно-выставочной деятельности РГА в г. Самаре. Был отмечен большой интерес к проектам архива широкой общественности, обусловленный   использованием разнообразных форм работы с аудиторией. Это и         визитная карточка архива – форум «Память о прошлом», который в 2019 г. прошел в 8-й раз, и новый формат – фестиваль, посвященный финальному перекрестному году российско-китайского сотрудничества, и многие другие мероприятия, привлекшие большую аудиторию. Именно объединение усилий учреждений культуры, науки, образования и архивной отрасли дает наиболее ярко выраженный результат при организации и проведении различных мероприятий.

Главный специалист организационно-методического отдела М.Г. Исаенко   проанализировала научно-методическую деятельность архива в 2019 г. Прозвучало, что Научный совет и Методическая комиссия стали центрами рассмотрения и координации основных вопросов научно-организационной и публикаторской деятельности архива, укрепления и развития творческих контактов с научной общественностью, решения вопросов, связанных с реализацией разнообразных функций архива. Это способствовало успешному выполнению уставных целей и задач РГА в г. Самаре.

    Проректор по научно-исследовательской работе Самарского государственного социально-педагогического университета, доктор исторических наук, профессор А.И. Репинецкий отметил возрастающую роль архивов в патриотическом воспитании граждан и обратил внимание на то, что архив и университет давно взаимодействуют по различным направлениям, что определено Договором о сотрудничестве и реализуется на практике.

      Врио директора М.А. Выборнова остановилась на основных показателях деятельности РГА в г. Самаре за 2017-2019 гг. и сформулировала задачи на 2020 г. Были проанализированы состояние упорядочения и картонирования документов, показатели приема-передачи документов на постоянное хранение, реставрации документов на бумажной основе и оцифровки методом сканирования, ведения автоматизированного научно-справочного аппарата, работа читального зала, исполнение запросов, посещение официального сайта и мероприятий. В выступлении было отмечено, что проведена большая работа по повышению уровня безопасности архивных фондов, а также определены ключевые цели и приоритетные задачи на 2020 г., изложенные в публичной декларации, предложенной на утверждение коллективу.

В выступлении руководителя Федерального архивного агентства А.Н. Артизова на собрании коллектива РГА в г. Самаре было отмечено, что в минувшем году Росархивом были сделаны последовательные шаги по укреплению противопожарной безопасности федеральных архивов, по обеспечению сохранности документов архивного фонда. Этим проблемам уделяется самое пристальное внимание, они находятся под постоянным контролем. А.Н. Артизов отметил положительное впечатление от посещения Российского государственного архива в г. Самаре, в котором развиваются традиционные для архива направления работы, коллектив справился с переменами в руководстве архива и продемонстрировал эффективную и сплоченную работу. В своём выступлении А.Н. Артизов подчеркнул, что эффективность работы архивов зависит, в том числе и от поиска внутренних резервов интенсивного развития за счет современных технологий, оптимизации организационной структуры и производственных процессов.

По завершении итогового собрания коллектива было принято решение признать результаты деятельности РГА в г. Самаре в отчетном году удовлетворительными, утвердить Публичную декларацию ключевых целей и приоритетных задач федерального казенного учреждения «Российский государственный архив в г. Самаре» на 2020 г.

Большая группа сотрудников архива по итогам работы в 2019 г. была отмечена почетными грамотами и благодарностями РГА в г. Самаре.