На собрании присутствовала начальник отдела обеспечения сохранности и учета Управления комплектования, обеспечения сохранности, учета и использования Федерального архивного агентства Г.А. Хабибулина.

Директор РГА в г. Самаре И.Н. Давыдова, выступившая с докладом, рассказала о том, что плановые задания и показатели эффективности работы архива были выполнены. В архиве активно проводятся работы по физико-химической и технической обработке документов, начаты работы по апробированию процесса создания страхового фонда на современной системе электронного микрофильмирующего оборудования СОМ-системе SMA 105, полученной в 2016 г. в рамках ФЦП «Культура России на 2012-2018 гг.».

В отчетном году архив продолжал комплектоваться документами научно-технических организаций из 53 регионов Российской Федерации и принял на постоянное хранение 43032 ед.хр. В целях сокращения объемов неописанных документов проведена экспертиза ценности и упорядочены (включены в описи) 8253 ед.хр. НТД, поступивших в архив от ликвидированных организаций в неупорядоченном виде.

Проводилась активная работа по ведению государственного учета документов и пополнению автоматизированного научно-справочного аппарата.

По вопросу предоставления информационных услуг и использованию архивных документов было проведено 165 информационных мероприятий в рамках 6 творческих проектов. Высокую оценку участников получил VI историко-архивный форум «Память о прошлом-2017», получивший поддержку ФЦП «Культура России» (2012-2018 гг.)».

И.Н. Давыдова рассказала о финансовом положении архива, о поддержке архива в рамках ФЦП «Культура России», о снижении в 2017 г. фонда оплаты труда по сравнению с 2016 г.

В докладе были отмечены наиболее важные задачи, стоящие перед архивом в 2018 г. – году столетнего юбилея государственной архивной службы России. Это завершение работ по модернизации системы газового пожаротушения и пожарной сигнализации в помещениях архивохранилищ, это необходимость ремонта крыши здания архивохранилищ, организация выполнения требований паспорта безопасности архива и др.

Заместитель директора Покровская Л.Ю. рассказала об огромной работе, проведенной сотрудниками РГА в г. Самаре по организации работы нового самостоятельного архива: подготовке большого количества документов (положений, инструкций, методических пособий и др.) оформлении увольнения (приема) сотрудников в строгом соответствии с требованиями ТК РФ, инвентаризации имущества, активов, документов, замене печатей, штампов, вывесок и т.д.

Выступившие в прениях руководители структурных подразделений подробно рассказали о достижениях и проблемах конкретных направлений деятельности архива и обозначили перспективы работы в 2018 г.

Начальник отдела ОСГУД Пахомчик И.И. говорила о трудностях работы архивохранилищ в связи с проводимой модернизацией системы пожаротушения. Она отметила, что инженерно-технической службе архива удается поддерживать нормативные температуру и влажность в архивохранилищах в допустимых пределах, несмотря на изношенность оборудования, выработавшего свой ресурс за годы существования архива.

Начальник ОРКД Ломаско Е.И. подробно остановилась на том, что качество работ по реставрации и переплету существенно улучшились, благодаря высококачественным расходным материалов и новому оборудованию, полученным РГА в г. Самаре в рамках ФЦП «Культура России». Е.И. Ломаско рассказала об апробации работ по созданию СФ на особо ценные документы с использованием современной системы электронного микрофильмирующего оборудования СОМ-система SMA 105, высказала надежду на то, что в будущем появятся нормативно-методические документы по организации этой работы.

Начальник отдела комплектования Горбунова Е.В. говорила о проведенной работе по уточнению списка источников комплектования архива, в том числе территориальных органов государственной власти, расположенных на территории Самарской области, об активной работе сектора упорядочения документов по описанию документов ликвидированных организаций, поступивших в неупорядоченном виде.

В сообщении начальника отдела НСА Сушенцовой Е.Л. говорилось о нерешенности проблемы загрузки данных оцифрованных в рамках государственных контрактов описей в ПК «Архивный фонд» (5 версия).

Начальник отдела НИВР Богданова Е.С. рассказала о выставках, проведенных в 2017 г., и планах выставочной деятельности в юбилейном для архивистов 2018 году.

Пашковская Г.С., начальник отдела ИПД, остановилась на проблемах учета поступающих запросов при их регистрации в АИС «Запросы», предложила пути решения этих проблем.

  Выступившая на совещании начальник финансово-экономического отдела Протопопова И.Л. говорила о сложностях, возникающих при работе в ГИИС «Электронный бюджет» и вытекающих из-за  этого задержек по заключению договоров на текущий год.

Начальник отдела обеспечения сохранности и учета Управления комплектования, обеспечения сохранности, учета и использования Росархива Г.А. Хабибулина положительно оценила работу РГА в г. Самаре, рассказала об особенностях работы Федерального архивного агентства после перехода под президентское управление, нацелила на безусловное выполнение требований по обеспечению сохранности документов и обещала свою поддержку при решении сложных для архива проблем.

В заключение собрания состоялось награждение лучших сотрудников архива.

По результатам работы собрания было принято решение