Цифровая трансформация включена в число приоритетных национальных целей развития страны. Ведомственная программа цифровой трансформации архивной отрасли направлена в том числе и на обеспечение удаленного доступа к архивным документам и средствам их поиска. В связи с этим Росархив поставил задачу активизировать работу по переводу описей в машиночитаемый вид с целью создания автоматизированной системы справочно-поисковых средств.

Выполняя поставленную задачу, начальник отдела научно-справочного аппарата С.И. Тучик провела занятие по повышению квалификации на тему «Автоматизированная каталогизация документов в базе данных «Научно-техническая документация» (БД НТД) (перевод описей в машиночитаемый вид) для сотрудников отделов обеспечения сохранности и государственного учета документов; репрографии и консервации документов; отделов информационных технологий; научно-информационной и выставочной работы; изучения и публикации документов; пресс-службы, организационно-методического отдела, впервые привлеченных к данному виду работы.

На занятии была представлена БД НТД, которая работает на основе программного комплекса «Архивный фонд» (версия 3.0) и предназначена для автоматизированного ввода, хранения и поиска информации. На 10.01.2022 в неё введена информация о 267 667 единицах хранения из 249 фондов, находящихся на постоянном хранении в РГА в г. Самаре.

Светлана Ивановна раскрыла содержание основных полей и разделов базы данных, показала алгоритм ввода информации.

Ознакомиться с БД «НТД» в виртуальном формате может любой пользователь в читальном зале архива, где оборудовано рабочее место с выходом в сеть.